El problema del ausentismo en las citas médicas y cómo solucionarlo

El ausentismo en las citas médicas supone un enorme coste económico para cualquier sistema sanitario. Esto es todavía más problemático cuando se puede volver a pedir la cita sin ningún tipo de límite, como suele ser el caso en España. En el caso del Hospital Costa del Sol (Málaga), las citas perdidas han llegado a suponer un coste de 2.500.000€ al año. Pero no hay que tirar la toalla, gracias a una sencilla acción como enviar recordatorio de la cita, se puede evitar que esto suceda.

Un problema de salud pública

Las ausencias además generan distintos problemas como el aumento de la listas de espera, que acaba teniendo un impacto en la calidad de vida y la salud de la población.

Distintos estudios señalan que, en España, la inasistencia a las citas médicas está entre el 12% y el 19%.

En otras palabras, el ausentismo en las citas médicas es un problema de salud pública.

Por qué faltan los pacientes a sus citas

Los principales motivos que ofrece la gente para faltar a una cita son:

• El olvido es el motivo principal de las faltas, en un 30% de los casos
• La confusión sobre la fecha/hora de la cita
• Los tiempos de espera
• No saber cómo llegar al centro médico
• La resolución de los síntomas

La buena noticia es que la mayoría de causas por las que los pacientes no asisten a una cita médica son prevenibles. Y, en en caso de no serlo, ofrecerles la opción de cancelar la cita de forma sencilla permite reasignar la cita y evitar el desperdicio de recursos.

¿Qué tipos de usuario tienden a faltar a las citas?

Según un estudio realizado en la Universidad de Málaga, el perfil de quien falta a las citas es muy claro.

Mayoritariamente se trata de mujeres (62,5%), de nacionalidad española (89,1%), en su primera visita a la consulta (48,6%) y que vuelve a pedir cita (57,8%).

Cómo reducir el ausentismo en las citas médicas

Al tratarse de un problema grave, se han hecho diversos estudios e intervenciones para reducir el ausentismo a las citas médicas. 

Veamos qué métodos se han probado.

1. Recordatorios postales

Los recordatorios de cita por carta son muy eficaces, pero tienen un coste alto y un fuerte impacto medioambiental. Además, se ha descubierto que su eficacia se reduce en el tiempo.

2. Llamadas telefónicas

Este es un sistema que funciona especialmente bien en poblaciones envejecidas. Es eficaz, pero tiene un coste relativamente alto en términos de infraestructura y recursos humanos.

3. SMS

Es con diferencia el sistema más económico de recordatorios de cita. Su efectividad es equiparable a la de las llamadas telefónicas, pero con un coste mucho menor. Es más, según varios estudios, se trata del sistema de mayor efectividad. 

¿Por qué enviar SMS automáticos de recordatorio de cita?

El envío de SMS automáticos de recordatorio de citas te permite optimizar la gestión de citas y mejorar las relaciones con tus clientes, pacientes o compañeros. Cualquiera que sea tu industria, puedes disfrutar de los numerosos beneficios de este tipo de mensajería de texto.

Reducción de inasistencias

Enviar un recordatorio de la cita por SMS puede reducir significativamente el número de citas perdidas (hasta un 50% según el sector). Por tanto, es una excelente manera de reducir el ausentismo y evitar la pérdida de ingresos por no presentarse. De hecho, las citas no cumplidas constituyen un coste importante para una empresa. Con una tasa de apertura del 98%, los SMS garantizan que su mensaje tenga buenas posibilidades de ser leído. Por eso enviar un mensaje recordatorio unos días antes de la visita o el día antes del gran día es una forma eficaz de combatir el olvido.

Ahorro de tiempo

La automatización de los recordatorios por SMS te permite evitar contactar a cada individuo individualmente y no tener que llevar a cabo este método que requiere mucho tiempo. De este modo, tu equipo podrá centrarse en otras tareas.

La solución para enviar recordatorios de citas por SMS es sencilla y rápida de configurar. Lo único que tienes que hacer es sincronizar tu calendario y nuestro sistema de mensajería. Los recordatorios se enviarán automáticamente al número de teléfono de los destinatarios que hayas definido previamente.

La satisfacción del cliente

Muchas personas aprecian tener un recordatorio de citas que puedan agregar a su calendario personal, como Google Calendar. Esto les ayuda a recordar sus compromisos, la fecha, hora y lugar de la reunión y reduce significativamente el riesgo de olvido.

Además, los mensajes de texto muestran a los destinatarios que tu empresa se preocupa por ellos. Es por esto que el envío de notificaciones promueve la satisfacción y fidelización del cliente.

Flexibilidad y eficiencia

Otras ventajas de los SMS de recordatorio automático de citas son la flexibilidad y la eficacia. Automatizando su envío podrás adaptarte a las preferencias de tus contactos. También puedes enviar tus mensajes fuera del horario laboral habitual.

Confirmación de cita

También tienes la opción de adjuntar al recordatorio una solicitud de confirmación de cita para que el destinatario asegure su presencia. Si experimentas cancelaciones, puedes volver a ofrecer el espacio y permitir que otra persona haga la reserva.

Ahorro de recursos

Cada cita perdida supone un coste para la empresa, tanto en tiempo como en recursos. Los recordatorios de mensajes de texto pueden reducir las citas perdidas hasta en un 50%. Al automatizar el envío, permite que tus equipos tengan más tiempo para reinvertir en otras tareas. Esto te permite mejorar su productividad y eficiencia.

¿Cómo enviar un SMS automático de recordatorio de cita?

Con la plataforma de SMS Up, el envío masivo de SMS se realiza con tan solo unos pocos clics.

1/ Regístrate en nuestra plataforma dedicada. Es gratis y permite acceder a la interfaz de usuario.

2/ Importa tu lista de contactos. Elige manualmente tus contactos o importa archivos de Excel o CSV. También es posible segmentar tu base de datos según diversos criterios (ubicación geográfica, edad, hábitos de compra, etc.) para facilitar tus envíos.

3/ Escribe el contenido de tu mensaje recordatorio de cita. El envío del SMS te permite personalizar el mensaje y el nombre del remitente.

4/ Programa el envío del SMS. Una vez creado tu mensaje recordatorio, todo lo que tienes que hacer es elegir la fecha y hora para enviarlo. Puedes elegir entre envío inmediato o diferido.

5/ Los mensajes recordatorios se envían automáticamente a tus clientes a la hora programada y según los parámetros que hayas definido previamente.

6/ Analiza los resultados de tu campaña de envío mediante nuestra página de estadísticas.

Un caso práctico: 600.000€ ahorrados gracias a enviar un SMS recordatorio

El coste de una cita perdida varía mucho de centro a centro y según la especialidad. En un amplio rango de entre 45€ y 180€, el valor de una estrategia de comunicación móvil que ayude a reducir el absentismo es evidente.

Tomemos el caso del Hospital Costa del Sol (Málaga). Con 36.355 citas perdidas entre julio del 2013 y marzo de 2014 y un coste medio por cita de 65,45€, encontramos un coste de 2.379.434,75€. Si tenemos en cuenta que el 44% de los casos de absentismo no pueden evitarse, encontramos un ahorro potencial de 1.300.000€.

Enviar un SMS recordatorio a las 256.377 personas citadas en el hospital tendría un coste aproximado de 8.200€. Solo con evitar 126 citas perdidas, un 0,3% del total, se recuperaría la inversión.

Cuando se implementó el sistema de recordatorios SMS en el sistema de salud público del Reino Unido se logró una reducción del ausentismo del 25%. Aplicando esta cifra al caso que nos ocupa se evitarían 9.089 citas perdidas, con un ahorro de 594.875€.

Si calculamos el ROI potencial de la acción, estamos hablando de más de un 7.000%.

Soluciones de envío de SMS para recordatorios de citas

Descubre las soluciones que ofrece SMS Up para el envío automático de mensajes SMS de recordatorio de citas. Son adecuados para todas las empresas que necesitan programar citas con regularidad: el sector de la salud, la seguridad pública, la restauración o la belleza, nuestras herramientas te permiten organizar de forma óptima tu agenda a la hora de concertar citas.

Para enviar SMS, puede elegir entre nuestra plataforma en línea o nuestra API de SMS.

Plataforma en línea

Lanzar una campaña de SMS online es una forma eficaz y rentable de llegar a tu audiencia. Nuestra plataforma segura destaca por su interfaz intuitiva, facilidad de uso y rápida ejecución para una mayor productividad.

Nuestro sistema de mensajería es preciso y confiable. Tiene muchas funciones, incluida la programación de SMS. También puedes segmentar tu audiencia para recibir mensajes específicos y personalizados.

Además, nuestra herramienta estadística te permite monitorear fácilmente el rendimiento de tus campañas. Te beneficias de un espacio con una conexión segura que garantiza la protección de datos y la confidencialidad de los mensajes.

SMS vía API

Nuestra API de SMS ofrece una solución sencilla y flexible para automatizar el envío de SMS. Te permite una fácil configuración e integración en tu CRM, aplicación, sitio web o software. Para que puedas enviar tus mensajes de texto sin cambiar tu forma de trabajar.

Ya sea para SMS masivos, personalizados o programados, nuestra solución se adapta a tus necesidades. También ofrece la posibilidad de monitorear y analizar los resultados de tus campañas para una comunicación más efectiva.

Los beneficios de implementar un sistema de recordatorios SMS en el sector sanitario están más que demostrados. Si quieres empezar a usarlos en tu consulta, en SMS Up queremos ayudarte. Regístrate para empezar a enviar SMS o ponte en contacto con nuestro equipo de expertos y te asesoraremos.